Categories
My Blog

10 bước viết report bạn cần biết ngay hôm nay

Các bài báo cáo thường liên quan đến việc trình bày điều tra và phân tích thông tin của bạn hoặc một vấn đề, đề xuất các hành động và đưa ra đề xuất. Trong bài viết này, nhanlamassignment.com xin chia sẻ đến bạn đọc 10 bước viết report.

10 bước viết report bạn cần biết ngay hôm nay

>>> Xem thêm: Cách viết Introduction cho bài Report

Có nhiều loại báo cáo khác nhau, bao gồm báo cáo kinh doanh, khoa học và nghiên cứu, nhưng các bước cơ bản để viết chúng là giống nhau.

1. Đưa ra các thuật ngữ tham chiếu

Để đưa ra các thuật ngữ tham chiếu cho bài báo cáo của bạn, hãy đọc hướng dẫn của bạn và bất kỳ thông tin nào khác bạn đã được cung cấp về báo cáo và suy nghĩ về mục đích của báo cáo:

  • Nó là về cái gì?
  • Chính xác thì cần gì?
  • Tại sao nó cần thiết?
  • Khi nào tôi cần làm điều đó?
  • Nó dành cho ai, hay nó nhắm vào ai?

Điều này sẽ giúp bạn soạn thảo được các thuật ngữ tham chiếu cần thiết cho bài báo cáo của bạn.

2. Đưa ra quy trình thực hiện báo cáo

Điều này có nghĩa là lập kế hoạch điều tra hoặc nghiên cứu của bạn và cách bạn sẽ viết báo cáo. Hãy tự hỏi chính mình những câu hỏi sau:

  • Tôi cần thông tin gì?
  • Tôi có cần phải đọc bất kỳ bài tài liệu nền tảng nào không?
  • Những bài báo hoặc tài liệu nào tôi cần?
  • Tôi có cần liên hệ với thư viện để được hỗ trợ?
  • Tôi có cần phải phỏng vấn hoặc phỏng vấn mọi người?
  • Tôi có phải ghi lại dữ liệu không?
  • Làm thế nào tôi sẽ thực hiện được những điều này?

Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp bạn đưa ra được quy trình các bước cần làm trong báo cáo của mình, trong đó nêu ra các bước bạn đã thực hiện để điều tra.

3. Tìm kiếm thông tin

Bước tiếp theo là tìm thông tin bạn cần cho báo cáo của mình. Để làm điều này, bạn có thể cần phải đọc tài liệu bằng văn bản, quan sát mọi người hoặc nói chuyện với mọi người.

Hãy chắc chắn rằng thông tin bạn tìm thấy có liên quan và phù hợp. Kiểm tra các yêu cầu và hướng dẫn đánh giá và lịch trình đánh dấu để đảm bảo bạn đang đi đúng hướng. Nếu bạn không chắc chắn làm thế nào các điểm sẽ được chỉ định liên hệ với giảng viên của bạn.

Những gì bạn tìm ra sẽ tạo thành cơ sở, hoặc nội dung chính của báo cáo của bạn – những phát hiện.

4. Đưa ra cấu trúc của bài báo cáo

Các báo cáo thường có cấu trúc tương tự, nhưng một số chi tiết có thể khác nhau. Chúng khác nhau như thế nào thường sẽ phụ thuộc vào những yếu tố sau:

  • Loại báo cáo – nếu đó là báo cáo nghiên cứu, báo cáo phòng thí nghiệm, báo cáo kinh doanh, báo cáo điều tra, v.v.
  • Format của báo cáo
  • Độ dài của báo cáo.
  • Tùy thuộc vào loại báo cáo, cấu trúc có thể bao gồm:
  • Một trang tiêu đề.
  • Tóm tắt 
  • Nội dung.
  • Lời giới thiệu
  • Điều khoản tham chiếu
  • Thủ tục
  • Kết quả
  • Kết luận
  • Khuyến nghị
  • Tài liệu tham khảo
  • Phụ lục

Các phần của báo cáo thường có tiêu đề và tiêu đề phụ và được đánh số

5. Phác thảo phần đầu tiên của bài báo cáo

Khi bạn đã đưa ra được cấu trúc của bài báo cáo, hãy viết ra các tiêu đề và bắt đầu điền những thông tin này vào thông tin bạn đã thu thập được.Lúc này, bạn sẽ có thể soạn thảo các điều khoản tham chiếu, thủ tục và phát hiện, và bắt đầu tìm ra những gì sẽ có trong phần phụ lục báo cáo.

Kết quả

Những phát hiện này là kết quả của việc đọc, quan sát, phỏng vấn và điều tra của bạn. Chúng sẽ tạo thành cơ sở trong bài báo cáo của bạn. Tùy thuộc vào loại báo cáo bạn đang viết, bạn cũng có thể đưa ảnh, bảng hoặc biểu đồ để làm cho báo cáo của bạn dễ đọc hơn và / hoặc dễ theo dõi hơn.

Phụ lục

Khi viết phần phác thảo, bạn sẽ cân nhắc và quyết định sẽ đưa những thông tin nào vào trong phần phụ lục. Chúng được sử dụng cho thông tin:

  • Quá dài để đưa vào phần thân của báo cáo, hoặc
  • Bổ sung hoặc bổ sung các thông tin trong báo cáo. Ví dụ: tài liệu quảng cáo, bảng tính hoặc bảng lớn.

6. Phân tích kết quả và rút ra kết luận

Kết luận dùng để phân tích những phát hiện của bạn và diễn giải những gì bạn đã tìm thấy. Để làm điều này, hãy đọc qua những phát hiện của bạn và tự hỏi:

  • Tôi đã tìm thấy gì?
  • Điều gì quan trọng trong những phát hiện của tôi?
  • Những phát hiện của tôi cho thấy điều gì?

Ví dụ: Kết luận của bạn có thể mô tả cách thông tin bạn thu thập giải thích lý do tại sao tình huống xảy ra, điều này có ý nghĩa gì đối với tổ chức và điều gì sẽ xảy ra nếu tình huống tiếp tục (hoặc không tiếp tục).

Hãy nhớ đừng đưa thêm bất kỳ thông tin mới nào vào trong kết luận.

7. Kiến nghị

Khuyến nghị là giải pháp cho vấn đề là và / hoặc những gì bạn nghĩ sẽ xảy ra tiếp theo. Để đưa ra được những kiến nghị, bạn cần:

Đọc lại những phát hiện và kết luận của bạn.

Hãy suy nghĩ về những gì bạn muốn người yêu cầu báo cáo nên làm hoặc không làm; Họ nên thực hiện những hành động cụ thể nào?

Kiểm tra xem các đề xuất của bạn có thực tế không và dựa trên kết luận của bạn.

Đảm bảo bạn đưa ra đề xuất đủ chi tiết để người đọc biết cần phải làm gì và ai nên làm điều đó.

Đề xuất của bạn nên được viết dưới dạng một danh sách được đánh số và được sắp xếp theo thứ tự từ quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất.

8. Phác thảo tóm tắt và mục lục

Một số báo cáo yêu cầu phần tóm tắt và / hoặc danh sách nội dung. Mặc dù hai phần này nằm ở phần đầu của báo cáo, nhưng bạn sẽ không thể hoàn thành chúng cho đến khi bạn hoàn thành bài báo cáo, và hoàn thành cấu trúc và đề xuất của bạn.

Một bản tóm tắt thường dài khoảng 100 từ. Nó cho người đọc biết báo cáo nói về cái gì, và tóm tắt các khuyến nghị.

9. Lập danh sách tham khảo

Đây là danh sách tất cả các nguồn tham khảo bạn đã đề cập trong báo cáo và sử dụng tham chiếu APA.

10. Chỉnh sửa bản thảo báo cáo 

Việc xem lại để rà soát các lỗi trong bài báo cáo là cực kỳ quan trọng dù bạn cảm thấy mình đã cẩn thận, tỉ mỉ và nghiêm túc đến mức nào đi chăng nữa. Những điều bạn cần kiểm tra bao gồm:

Bạn đã làm những gì bạn được yêu cầu làm. Kiểm tra câu hỏi bài assignment, bản hướng dẫn và lịch trình đánh dấu để đảm bảo.

Đã đủ các phần bắt buộc và theo đúng thứ tự chưa?

Rằng thông tin của bạn là chính xác, không có khoảng trống.

Nếu lập luận của bạn hợp lý. Thông tin bạn trình bày có hỗ trợ cho kết luận và đề xuất của bạn không?

Tất cả các thuật ngữ, ký hiệu và chữ viết tắt được sử dụng đã được giải thích?

Rằng mọi sơ đồ, bảng biểu, đồ thị và hình minh họa đều được đánh số và ghi chú?

Định dạng đã chính xác, bao gồm đánh số, tiêu đề của bạn, nhất quán trong toàn bộ báo cáo?

Báo cáo dễ đọc, văn bản của bạn rõ ràng và hiệu quả nhất có thể.

Bạn có thể cần chuẩn bị một vài bản nháp trước khi bạn hài lòng. Nếu có thể, hãy nhờ người khác kiểm tra báo cáo của bạn.